Срыв сроков и выход за оценки

С другой стороны, бизнес-заказчик не является техническим специалистом, поэтому он может сделать лишь бизнес-постановку задачи. Сомнительно требовать от представителя бизнеса написать нормально ТЗ (ТЗ — техническое задание). Обычно заказчику помогают бизнес-аналитики, системные-аналитики, руководители проектов.

То есть процесс управления требованиями и изменениями, который существует в области информационных технологий, может ломаться как в самом начале, на уровне бизнес-заказчика, так и в конце, на уровне конечных исполнителей.

В середине он тоже имеет свойство ломаться, например, из-за неверно произведённого системного анализа.

Поэтому имеет смысл пройти всю цепочку от начала до конца. При этом стоит воспользоваться тем, что первые звенья цепи задают условия работы для последующих звеньев. На самом деле, находясь в начале цепочки, не так уж сложно управлять всем процессом целиком.
Прежде давайте всё же посмотрим, а что такое ТЗ на самом деле и зачем оно вообще нужно?

Всё, кроме 6-го пункта, который обычно состоит из нескольких схем, может понять простой человек, не обладающий технической экспертизой. Примерно такой же логикой действий мы пользуемся, чтобы восстановить контроль над ситуацией. Завтра рассмотрим постановку бизнес-цели и представление системы.

Например, в самом начале нашей деятельности к нам пришёл заказчик и запросил оценить интернет-магазин. Причём ему уже кто-то до этого пытался сделать его.
В процессе разговора выяснилось, что это завод элитной мебели, которая распространяется через дилерские центры. И отбирать кусок хлеба у своих дилеров — плохая идея. Интернет-магазин нанёс бы вред бизнесу.

Однако, с какой-то периодичностью для дилеров печатались высококачественные бумажные каталоги, и это стоило больших денег. Решением стала разработка сайта-каталога, на котором сотрудник дилера мог оформить заказ. То есть человек приходил в дилерский центр, просматривал каталог на планшете (либо просто присылал дилеру свой виш-лист), выбирал понравившуюся мебель, сотрудник дилера делал заказ и продолжал сопровождение клиента.

После реализации сайта-каталога продажи клиента выросли в несколько раз, то есть его бизнес-цель была достигнута. Не смотря на то, что форма достижения в процессе общения полностью изменилась.

Бизнес-цель либо -задача должны быть критерием сдачи проекта самому себе, как заказчику. После того как будет закончена разработка, проведено внедрение и получен опыт эксплуатации, вы должны будете себе честно ответить, достигнута ли цель. А также, стоило ли достижение этой цели затраченных усилий.

Шаг кажется очевидным, но очень часто пропускается, что может иметь печальные последствия. Просто бесцельная реализация чего-то вряд ли будет успешной, несмотря на весь профессионализм технической команды.

При постановке задачи для IT-специалистов всё работает ровно также. Если вы попробуете заказать произвести что-то, чего даже представить себе не можете, то результат вас поразит, но вряд ли это будет приятной неожиданностью.
Это тоже очевидный шаг, которым зря пренебрегают. Из-за этого часто бывает разочарование у заказчика, ведь если не знать, чего ты хочешь, то всегда будешь получать что-то не то.

Понятное дело, что бизнес-заказчик — не технический специалист, он не может представить, как система устроена внутри. Зато он может представить, как с нужной ему системой будут работать пользователи. Это позволит ему описать базовые пользовательские сценарии в системе. Избыточно подробное описание образа системы в бизнес требованиях большого

смысла не имеет. Надо передать понимание задачи, которую решает система, и основного сценария работы пользователей в ней. Остальное будет сделано при дальнейшей проработке задачи.

Нужно быть готовым к тому, что сформированный образ системы — это не что-то незыблемое и неизменное. Нет. В процессе обсуждения и разработки системы (по мере получения реального пользовательского опыта) образ будет меняться — это нормально. Попытка сразу сделать (представить систему) идеально — плохой и вредный путь. Вы управляете неопределённостью, а не воюете с ней. Как это ни странно, неопределённость может быть хорошим другом, а не только мешать.

Ещё момент. Обратите внимание на того, кому вы пытаетесь передать образ. Если это программист, то надо напрячься. Есть разработчики, которые хорошо коммуницируют с заказчиками, понимают предметную область и могут подсказать правильные решения. Однако, чаще всего это не так. А даже если и так, такие разработчики обычно быстро растут и покидают компанию.

Если у вас прямая связь с разработчиком и всё работает, задачи делаются быстро, в срок и сразу то, что нужно, значит вам крупно повезло. Если нет, то пора менять подход к процессу разработки. Всё же специализации бизнес-аналитиков, системных аналитиков, архитекторов, руководителей проектов и прочих появились не на пустом месте.

Конечно, можно переложить на программиста ответственность за решение бизнес-задач, в чём он не компетентен. В ответ он потом вас пошлёт писать правильное ТЗ, в чём будете некомпетентны уже вы. Так и будете ходить по кругу, пока кто-нибудь не сообразит, что дело не в вас двоих, а процесс разработки пора чинить на уровне отдела/департамента/дирекции, а не конкретного программиста.
Допустим, у вас всё работает правильно, и вы общаетесь не с программистом, а с бизнес-аналитиком, либо руководителем проекта. После рассказа о системе (либо чтения вашего письменного запроса) потребуйте вижн в ответ. То есть принимающая сторона садится и на один лист пишет то, как им представилась система, которую вы описали.

Вижн — важный инструмент проверки, чтобы убедиться, что коммуникация произошла без сбоев, и вы себе представляете что-то похожее. По сформированному вижну запросите предварительную оценку. Вилку оценки можно давать навскидку.

Помогает упражнение: «Сколько стоят женские сапоги?». На удивление, люди с ходу выдают оценку стоимости женских сапог, не являясь профессиональными сапожниками и сотрудниками магазина женской обуви. Но если вы вдруг работаете на предприятии по пошиву обуви, то себестоимость производства сапог (в общем, в среднем) вы назовёте ещё и очень точно. Оценка стоимости разработки программного обеспечения не сильно отличается от оценки разработки новой модели обуви, одежды и т. д.

Предварительная оценка — это второй инструмент проверки переданного образа. Если оценка сильно выше рыночной, то либо вы просмотрели какие-то подводные камни и вам должны о них рассказать, либо команда разработки в своём воображении переусложнила систему. Слишком низкая стоимость — аналогично, возможно команда разработки не учла какой-то подводный камень, теперь о нём должны рассказать уже вы.

Если у вас появились вопросы к предварительной оценке, то попросите исполнителей рассказать последовательность действий, которые они будут выполнять при разработке, и почему они так уверены в своей оценке. В процессе разговора вы произведёте детализацию образа системы и обменяетесь информацией о системе. После чего должна поменяться либо оценка, либо ваше представление о системе.

Если оценка не меняется как и ваше представление о системе, пройдитесь по рынку, пообщайтесь с людьми, которые специализируются на заказной разработке. Они ведь тоже могут рассказать что и как будут делать. В какой-то момент вы поймёте в чём дело.

Как уже отмечалось, форм описаний спецификации программного обеспечения (технических заданий) множество. Но крайне желательно, чтобы они включали в себя описание пользовательских сценариев. То есть тех действий, которые должны будут сделать пользователи в системе, чтобы получить требуемый результат.

Вы же должны будете согласовать проработанную постановку задачи? Значит и вы, как нетехнический специалист, должны её понимать. Вряд ли вы до конца поймёте архитектурную схему, схему потоков данных, описание API и прочее. А пользовательские сценарии — поймёте.

Иногда при проработке требований создаются макеты — отрисовывается часть экранов, которые будут у приложения. И уже по ним, либо вместе с ними пишутся пользовательские сценарии. Когда человек видит перед собой иллюстрации, ему гораздо проще детализировать образ системы, которую нужно разработать.
В любом случае, написание и согласование пользовательских сценариев, разработка макетов и прочих поясняющих схем и диаграмм — это часть работы по проектированию системы.

В ходе проектирования образ системы может меняться. Это нормально. При проектировании может меняться и стоимость разработки системы. Это тоже нормально. Поэтому всегда следите за бюджетом. Новые требования и вводные — новые строчки в итоговой смете.

На самом деле, хорошая команда проектирования умеет проектировать в бюджет.

Вы им говорите, что есть столько-то денег, они вам предлагают какое-то решение, которое укладывается в бюджет и как-то приближает вас к бизнес-цели.

При проектировании необходимо представить себе поэтапную разработку приложения. Каждый этап должен включать в себя реализацию каких-то пользовательских сценариев целиком. Это важно.

К каждому этапу необходимо прописать критерии сдачи и сценарии, проверяя которые вы, как заказчик, убедитесь, что работа выполнена в полном объёме.
По итогу реализации этапа команда разработки должна будет вам показать демонстрацию продукта, как раз по тем сценариям сдачи, что вы пропишете при проработке требований. Желательно, чтобы у вас потом была ещё возможность самому «потыкать» систему.

Длительность этапа не должна превышать нескольких месяцев. Чем длительней срок разработки, тем выше риски, что что-то пойдёт не так. Риски растут не линейно, а по параболе (для простоты).

Вовремя проверяя ход работ, вы сохраняете себе возможность вернуть процесс разработки на корректный путь и минимизировать потери от того, что кто-то заблудился в процессе.

Итогом проработки требований будет не только спецификация (техническое задание), разбивка на этапы и критерии сдачи к ним, но ещё и смета. Вы должны знать, сколько стоит каждый этап.

Помним, что бизнес-заказчик — это тоже участник проекта. Он тоже выполняет работу над проектом, причём важную. А не только приходит за готовым результатом.
Кто-то может написать, что всё же и так понятно и очевидно. Зачем переливать из пустого в порожнее? На что можно ответить, что раз всё так понятно и очевидно, то почему так много людей пропускают эти этапы и делают ошибки?
Даже более того. На самом деле ровно такие же проблемы возникают при постройке частного дома либо при работе отделочной бригады. Часто возникают.
Ну, а ещё, мы наконец-то узнали, что такое ТЗ на самом деле, и почему просить написать «нормальное 

ТЗ» бизнес-заказчика — плохая идея.

Важным показателем является отклонение фактических затрат от запланированных. Чем чаще происходит такое отклонение , тем более тревожный это сигнал. Когда у вас на руках есть зафиксированные требования, разбивка по этапам и смета, проводить переговоры с отделом/департаментом/дирекцией разработки куда проще.

В крайнем случае вы можете получить рыночную оценку и поставить вопрос о замене исполнителей. Когда люди понимают, что и их можно заменить, и вопрос лишь в стоимости замены, диалог начинает налаживаться.